تجارب في اداء المهام الادارية

 خلال فترة عملي كمساعد إداري في اليونيسف، كان أدائي يُدار ويُقيّم من خلال نظام إدارة أداء منظم وشامل يُعرف باسم "ACHIEVE". صُمم هذا النظام لمواءمة الأهداف الفردية مع رسالة المنظمة وأهدافها الاستراتيجية، وضمان تقدير مساهمات كل عضو في الفريق وتحسينها. كانت تقييمات الأداء تُجرى سنويًا، مع مراجعات نصف سنوية لتتبع التقدم وإجراء التعديلات اللازمة. شملت عملية التقييم تقييمات ذاتية، ومراجعات من الأقران، وتقييمات من المشرفين، مما وفر رؤية شاملة لأدائي. ضمن هذا النهج متعدد الجوانب أن تكون الملاحظات متوازنة وبناءة، مما عزز ثقافة التحسين المستمر والتطوير المهني .

كانت إحدى مهام وظيفتي الرئيسية إدارة المهام الإدارية للمكتب، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، ومعالجة المراسلات، وحفظ السجلات. لقياس أدائي في هذا المجال باستخدام منهجية SMART، حددت الهدف التالي: "ضمان إنجاز جميع المهام الإدارية بدقة وكفاءة بنسبة ٩٥٪ بحلول نهاية كل ربع سنة". كان هذا الهدف محددًا (يركز على المهام الإدارية)، وقابلًا للقياس (دقيق وفعال بنسبة 95%)، وقابلًا للتحقيق (بناءً على بيانات الأداء السابقة)، وذا صلة (يتوافق مع مسؤوليات الوظيفة)، ومحددًا بفترة زمنية (نهاية كل ربع سنة). ساعدني هذا الهدف على البقاء منظمًا وتحديد أولويات المهام بفعالية، مما حسّن الإنتاجية وقلل الأخطاء .

وكانت مهمة أخرى مهمة هي تنسيق الفعاليات والاجتماعات، والتي تطلبت تخطيطًا وتنفيذًا دقيقين. لهذه المسؤولية، حددتُ الهدف التالي: "تنظيم وتنفيذ أربع فعاليات رئيسية على الأقل سنويًا بنجاح، مع نسبة رضا من الحضور تصل إلى 90% أو أكثر". كان هذا الهدف محددًا (يركز على تنسيق الفعاليات)، وقابلًا للقياس (عدد الفعاليات ومعدل الرضا)، وقابلًا للتحقيق (بناءً على البيانات السابقة)، وذا صلة (يتوافق مع مسؤوليات الوظيفة)، ومحددًا بفترة زمنية (سنويًا). سمح لي هذا الهدف الذكي بالتركيز على تقديم فعاليات عالية الجودة، وضمان التعامل مع جميع الخدمات اللوجستية بكفاءة، وحصول الحضور على تجربة إيجابية .

كانت المهمة الثالثة المهمة هي دعم أنشطة إدارة المشاريع، بما في ذلك تتبع تقدم المشروع وإعداد التقارير. لقياس أدائي في هذا المجال، حددتُ هدفًا: "إكمال جميع تقارير المشروع وتقديمها في المواعيد النهائية المحددة، مع عدم الحاجة لأكثر من مراجعتين لكل تقرير". كان هذا الهدف محددًا (يركز على تقديم التقارير)، وقابلًا للقياس (عدد المراجعات)، وقابلًا للتحقيق (بناءً على الأداء السابق)، وذا صلة (متوافق مع مسؤوليات الوظيفة)، ومحددًا بإطار زمني (الالتزام بالمواعيد النهائية المحددة). ساعدني هذا الهدف في الحفاظ على مستوى عالٍ من الدقة والالتزام بالمواعيد في عملي، مما ساهم في النجاح العام للمشاريع التي دعمتها .

كان استخدام منهجية SMART لتحديد هذه الأهداف تجربة قيّمة. فقد وفرت لي إرشادات ومعايير واضحة لأدائي، مما سهّل تتبع التقدم وتحديد مجالات التحسين. وجدتُ العملية واضحة وفعالة، حيث سمحت لي بتقسيم مسؤولياتي إلى أهداف قابلة للإدارة والقياس. ساعدتني دقة ووضوح أهداف SMART على التركيز والتحفيز، مما حسّن في نهاية المطاف أدائي ورضاي الوظيفي .

وفي الختام، أُدير وأُقيّم أدائي كمساعد إداري في اليونيسف من خلال نظام متين يُركّز على التوافق مع أهداف المنظمة والتحسين المستمر. وباستخدام أسلوب SMART في تحديد أهداف مهامي الرئيسية، تمكنت من تحقيق نتائج ملموسة وقابلة للقياس، مما ساهم في تعزيز الكفاءة والفعالية العامة للمكتب. لم يُسهّل هذا النهج نموي المهني فحسب، بل ضمن أيضًا توافق مساهماتي مع رسالة اليونيسف وأهدافها الاستراتيجية.